Fachhochschule kooperiert mit der Stadt Gütersloh

Nachwuchs für die Stadtverwaltungen im Studiengang „Bachelor of Law“: (v.r.) Lena Winkelnkemper, Angelika Pauls, Marina Balsmeier, Kristina Schmidt, Jana Jopp, Christina Wenzel, Daniel Lamanuzzi und Johann Seewald. Foto: Stadt Gütersloh

Nachwuchs für die Stadtverwaltungen im Studiengang „Bachelor of Law“: (v.r.) Lena Winkelnkemper, Angelika Pauls, Marina Balsmeier, Kristina Schmidt, Jana Jopp, Christina Wenzel, Daniel Lamanuzzi und Johann Seewald. Foto: Stadt Gütersloh

Gütersloh (gpr). Weg mit Aktenordnern und hin zu einem flächendeckenden digitalen Management für Dokumente – lohnt sich das fürs Rathaus? Mit dieser Frage haben sich jetzt acht Studenten der Fachhochschule Bielefeld im Rahmen ihres Bachelorstudienganges „Kommunaler Verwaltungsdienst“ auseinander gesetzt. Die Stadt Gütersloh diente dazu als Beispiel.

Mit Unterstützung von IT-Profi Albert Wiemann sowie Ute Ottensarend und Markus Kannapinn vom Fachbereich Organisation und Personal werteten die Studenten die gängige Praxis im Umgang mit Dokumenten aus und stellten fest, dass die Suche nach Dokumenten ein Zeitfresser ist, und auch der Transfer einen Großteil der Zeit in Anspruch nimmt. Wo es gelungen ist, bereits ein Dokumentenmanagement einzuführen, zum Beispiel im Bereich der Bauordnung mit der digitalen Bauakte, können Zeit- und damit Personalkosten eingespart werden.

Anhand von Experteninterviews und einer Mitarbeiterumfrage fanden die Studenten heraus, dass die Mitarbeiter einer Digitalisierung der Akten durchweg positiv gegenüber stehen. Weil ein Dokumentenmanagementsystem einfach schneller ist, wird es als sinnvoll und hilfreich eingeschätzt. Dabei werde nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern auch der Kundenservice erhöht, so das Fazit der umfangreichen Untersuchung, die in der letzten Woche im Ratssaal vor Fachleuten, Ausbildern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern präsentiert wurde.

Als wichtiges Projekt bezeichnete Dr. Markus Kremer, Personalverantwortlicher der Stadt Gütersloh, die Arbeit der Studenten und lobte die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen der Fachhochschule und der Gütersloher Stadtverwaltung. Für die „gut geübte Zusammenarbeit“ bedankte sich Kremer auch beim Dozenten Professor Rainer Gebhardt, der schon mehrere Projekte mit der Stadt Gütersloh durchgeführt hat.